La administración de una empresa incluye documentar las actividades públicas, transacciones de negocios, operaciones internas, inversiones y el cumplimiento de obligaciones fiscales. Si su archivador y las gavetas de su escritorio rebalsan de papeles que no desea tirar por la remota posibilidad que los va a necesitar en caso de auditoría o transferencia de bienes, está en buena compañía! La mayoría almacenamos o botamos documentación sin saber el ¿Por qué? y ¿Para qué?
A continuación comparto mi lista de records importantes y el período de retención que los contadores recomiendan. Aunque generalmente son clasificados según la clase de documento, por ejemplo: Legal, Contable, Corporativo, aquí los listo según el período de retención.
Retener PERMANENTEMENTE:
• Constitución y Registros de la Empresa • Estados Financieros – Reporte anual
• Records de Auditorías
• Libros de contabilidad: General Ledger
• Inventarios de bienes de la empresa
• Permisos y Licencias del negocio
• Planillas de impuestos Estatal & Federal
(Adjunte la evidencia correspondiente)
Retener por 10 años:
• Contrato de Arrendamiento (Lease)
• Cheques cancelados/cobrados
• Recibos de mercadería (Shipping & Receiving)
• Seguros del negocio/propiedad
• Planillas de empleados/Registro Padronal/Payroll
• Inventarios de mercadería
• Documentación relacionada a la contabilidad
Retener por 7 Años:
• Transacciones de cajas registradoras
• Caja Chica – Petty Cash Records
• Estados de Cuentas Bancarias
• Recibos de pagos con tarjeta de crédito
• Recibos de pagos en efectivo
• Órdenes de compras
• Cobros pagados a sus suplidores
• Gastos de viajes de negocios (tickets/hotel/etc)
• Record de transportación
• Gastos de entretenimiento
• Records de compra de mercadería
Guarde un mínimo de 3 años:
• Documentación relacionada a la operación del negocio
• Estados de cuenta de tarjetas de crédito
• Cobros enviados a sus clientes
• Contractos cumplidos/vencidos
• Cobros de servicios/teléfono/electricidad/etc.
• Miscelánea de la operación del negocio
Mientras que sea la/el propietaria/o:
• Escrituras y Seguro de Título de Bienes Raíces
• Título de propiedad de maquinarias
• Título de propiedad de autos
IMPORTANTE: Todo gasto relacionado con la operación de su negocio especialmente transporte o entretenimiento deben ser debidamente justificados y documentados para que no sean confundidos como gastos personales. Tome nota que algunos estados tienen requisitos adicionales de retención.
Por mi parte estoy encajonando todo los records del 2010 y eliminando lo que tiene más de diez años excepto por lo que debe guardarse permanentemente. Para una lista más completa, vea la guía publicada por la Sociedad de Contadores Públicos Certificados http://www.cpa.net/resources/retengde.pdf , el IRS www.irs.gov o consulte al contador de su confianza.
